文献管理工具 Zotero 教程

在去年的一篇文章里我讲过,Zotero 是我本科四年在学术工具方面的最大发现。文献管理工具有很多,其中最著名的大概是 EndNote,但即使学校提供正版从而不必付出高昂的授权费,EndNote 的学习曲线也非常陡峭,绝对谈不上简明易懂。与之相比,Zotero 在功能性和易用性之间取得了完美的平衡,并且它还是完全免费的,因而也就成为了我的日常文献管理工具。这篇文章就将去年那篇文章里 Zotero 的部分展开,谈谈基础的上手教程。

一、安装与使用

在 Zotero 的官网下载软件,在下载页面会同时出现软件本体和浏览器扩展 Zotero Connector 下载。软件本体很好理解,而 Zotero Connector 则可以将网页上的论文、书籍、文章、甚至 GitHub 代码等等自动添加到软件中,非常方便。浏览器扩展支持基于 Chromium 和 Firefox 的浏览器以及 Safari,对于 Chromium 系而言,在下载页面的安装按钮会直接导向当前浏览器的扩展商店(除了 Edge 的微软商店外,其他浏览器的 Google Web Store 当然是被墙状态),Firefox 会直接安装,而 Safari 则会导向单独的下载页面(大概,我也没有 Mac 可供尝试)。

安装好软件和 Zotero Connector 后,保持软件运行状态,在浏览器中访问可识别的论文(比如知网)或书籍(比如豆瓣读书)页面时,扩展的图标就会自动变成一篇文章或一本书,代表其识别到了当前网页的信息,点击一下就可以自动将信息保存为 Zotero 中的一条条目。同时,若当前使用者有权限下载论文全文,扩展还会自动下载 PDF 文件,将其作为附件保存到对应条目下,便于在本地查看。若无对应权限下载全文,我们也可以通过别的手段(说的就是你,Sci-Hub)下载之后,将文件拖动到对应条目上,手动将其保存为附件。不过需要注意的是,保存好的文献作者会默认按照西文格式将姓和名分开,若是汉语文献则需要点一下姓名栏右边的方框,将其改为只显示一个输入框,从而把汉语作者的姓名放在一起。

识别到当前页面为一篇论文的扩展图标

回到软件本身,其页面分为三栏,左侧是文库和分类,中间是当前分类下的全部文献,右侧则是当前选中文献的信息、标签等。

软件界面

保存到 Zotero 的所有条目都储存在『我的文库』中,然而要是成百上千条属于不同项目的文献都排在一起,则毫无辨识度和可用性。因此我们可以通过左边栏上方按钮或者右键菜单创建不同的分类,每个分类下面又可以创建子分类,从而将同一项目的条目保存在同一个分类下。值得注意的是,分类不是互斥的文件夹,我们将文献在不同分类间拖动时不是从一个分类移动到另一个分类,而是执行了复制的操作。也就是说,一个条目可以同时属于不同的分类,例如一篇关于女性主义人类学的论文可以同时存在于『女性主义』和『人类学』分类下。也正因为如此,当我们选中一条条目按『Delete』键时,只会将其从该分类中移除,而不会直接将条目从『我的文库』移至『回收站』,若要实现后者的操作需要使用组合键『Shift+Delete』。Zotero 自带的『未分类条目』可筛选出不属于任何分类的条目,方便强迫症查找是否有以为删除了但其实还存在于文库中的文献。

当收集到足够多的文献作为参考文献进而需要导出时,只需要选中需要导出的条目(或者『Ctrl+A』选中当前分类下全部条目),在右键菜单中选择『由所选条目创建引文目录』,选择需要的格式,输出方式选择复制到剪贴板直接粘贴,或是另存为 RTF 文件并编辑字体和排版后再粘贴均可。第一次使用时 Zotero 已经给出了许多常见的引文格式,但没有国内最常见的 GB/T 7714 格式,需要点击『管理样式』-『获取更多样式』后搜索『Chinese』,筛选出的 1987 和 2005 、author-dated 和 numeric 版本按需选择,我一般使用的是 2005 年的 numeric 版本。

最后,除了使用 Zotero Connector 从网页抓取文献外,若本地已经有需要的 PDF 文件,也可以直接将其拖入 Zotero 中,软件会自动识别并抓取文件的元数据,生成对应的条目保存。只不过这通常也只对英语论文有效,汉语文章的抓取成功率极低。

至此,Zotero 作为一款文献管理工具最基本的功能就介绍完了,接下来的部分则是关于在最简流程的基础上如何将它改造得更为好用。

二、注册账号并使用 WebDAV 同步附件

首先,为了防止电脑坏掉导致几年来保存在本地的数据全部丢失这种惨剧,我们最好注册一个账号,开启 Zotero 的云同步功能。在官网注册后,在 Zotero 的『编辑』-『首选项』中切换到『同步』页面,登录自己的账号并确保『同步文献库中的附件』选项已勾选,库里的文献就会自动同步到 Zotero 的云端了。

不过,Zotero 只免费提供了 300 MB 的云存储容量,一旦包含附件的文献稍多几乎肯定是不够用的。好在除了自家的云存储之外,Zotero 也提供了使用 WebDAV 同步附件的选项。关于 WebDAV 是什么可以参考这篇知乎回答,国内能正常使用的 WebDAV 服务大约只有坚果云一家,恰好坚果云的免费账号不限制容量大小,只限制每月 1 GB 的上传和 3 GB 的下载,用来同步论文再合适不过了。坚果云开启 WebDAV 的流程也可以参考上面那篇回答,拿到应用密码后回到 Zotero,在刚刚的『同步』页面『同步文献库中的附件』后选择使用 WebDAV,填上坚果云的地址、用户名和应用密码,点击『验证服务器』,若提示『zotero 文件夹不存在,是否创建』则选择『是』,最后选择『OK』保存并关闭设置页面,就算完成了。这样一来,体积大的文献文件通过坚果云同步,Zotero 的 300 MB 免费空间只用来同步条目的标题、作者等纯文本信息,几乎可以认为永远不会用完。

三、插件

在软件本身提供的功能之外,Zotero 也支持第三方开发的插件以提供额外的特性,下面就介绍几个我个人觉得比较好用的插件。

3.1 ZotFile

ZotFile 可能是 Zotero 使用人数最多的插件了,正如它的 slogan(Advanced PDF management for Zotero)所说,其提供了非常方便的附件管理功能。在 GitHub 的下载页面下载最新版本的 ZotFile(当前版本 v5.0.16,文件为 zotfile-5.0.16-fx.xpi),在 Zotero 里选择『工具』-『插件』,点击右上角齿轮图标选择『Install Add-on From File),再选择下载下来的插件,最后重启 Zotero 即完成安装。

ZotFile 最主要的功能之一是方便地将自己下载的 PDF 添加为条目的附件。在 Zotero 的『工具』-『ZotFile Preferences』里,『General Setting』选项卡中『Source Folder for Attaching New Files』一项,我们可以将其设置为某一临时下载文件夹(比如『下载』或『桌面』)并保存,以后若是 Zotero Connector 没有自动下载好文章,我们将其手动下载到设置的下载文件夹后,右击对应条目选择『Attach New File』,ZotFile 就会自动将该文件夹中最新的 PDF 文档添加为条目附件并重命名(重命名规则是 Zotero 默认的,格式为『作者-年份-标题』,我们也可以在『ZotFile Preferences』里的『Renaming Rules』选项卡让 ZotFile 接管并自定义规则)。若是已经添加了附件而又更改了条目的信息(例如作者姓名),也可以通过右键菜单中『Manage Attachments』-『Rename Attachments』来再次重命名,满足强迫症的愿望。

3.2 Zotero DOI Manager

DOI 是一串形如『10.1086/300124』的代码,全称是 Digital Object Identifier,是国际通用、全球唯一、终身不变的数字资源标识符,目前被广泛应用于学术领域,作为每一篇论文的『身份证号码』。

Zotero DOI Manager的作用是自动为新保存的条目添加 DOI,可以选择长或短 DOI 形式,并且还会检验当前 DOI 是否可用(也就是是否指向该论文)。虽然这一功能好像其实并没有什么作用,不过强迫症……认为每篇论文都包含 DOI 看起来好看!不过,除了某些比较新的文章,大部分汉语论文都是没有 DOI 的,DOI Manager 也会给这种论文打上一个『⛔ No DOI found』的标签。

3.3 ZoteroQuickLook

macOS 有一个方便的功能,选中文件时按空格键就可以不用打开文件而临时预览一下。QuickLook 是 Windows 上一个单独的软件,可以提供同样的功能,而 ZoteroQuickLook 是与之配合的 Zotero 插件,让其在 Zotero 中也能发挥作用,不用实际打开就能预览条目的 PDF 附件。安装好 QuickLook 后(建议下载 .msi 安装包),打开 Zotero 的插件页面,将下载的 ZoteroQuickLook 插件 zoteroquicklook.zoteroplugin 拖动到该页面即可安装。这样,当 QuickLook 保持在后台运行时,在 Zotero 中选中一条条目按空格就可以预览 PDF 附件了。

另外,QuickLook 并非默认就能预览所有文件(例如最常见的 Office 文件就无法直接预览),而需要自己安装对应的插件。QuickLook 插件的安装非常简单,只需要将插件下载下来,选中它按一下空格就可以了。

四、与平板设备双向同步

以上步骤已经足够在电脑上顺畅地使用 Zotero 了,不过如果有平板和笔,那将论文同步到平板上阅读批注、完成后再同步回电脑保存以备查看,无疑是更优秀的使用体验。iOS 上有一款 Papership,直接登录 Zotero 账号就可同步保存的条目,登录 WebDAV 账号后也可以同步 PDF。不过这款 App 久不更新,同步日常报错,且本身的批注功能也难称优秀,因此我更推荐借助 ZotFile 的另一种双向同步方法。

首先我们需要在电脑上保持运行一款同步云盘——Windows 自带的 OneDrive、macOS 自带的 iCloud、或者是第三方 Dropbox 等都可以,并在其中建立一个专门用于 Zotero 同步的文件夹。然后打开 ZotFile 的设置页面,在『Tablet Settings』选项卡中勾选上『Use ZotFile to send and get files from tablet』开关,再将『Base Folder』选择为刚刚建立的云盘文件夹,其他保持默认并保存退出,ZotFile 会自动创建出两个新的分类用于同步,无需在意。随后,选择需要发送到平板的论文右击,选择『Manage Attachments』-『Send to Tablet』,它的 PDF 附件就会被发送到云盘文件夹上传,然后我们在平板上的 PDF 批注软件(iOS 推荐 PDF Expert)添加对应的云存储,找到对应的文件夹就可以在平板上阅读文章了。(如果使用的是 PDF Expert,需要在文件夹右上角菜单栏开启『同步』选项,这样对文章做的批注才不会仅存在于 App 本地)

批注完成后,在 Zotero 中选中该条目,点击『Manage Attachments』-『Get from Tablet』,就可将云盘文件夹中的 PDF 取回覆盖原本的文件,并且 ZotFile 还会自动将高亮的部分摘取出来保存在右边栏的『笔记』中(当然扫描版 PDF 就不行了)。

至此,一个完整的使用 Zotero 获取、阅读、保存文献的流程就完成了。其实 Zotero 还有许多其他的功能,比如管理自己的出版物、通过群组进行项目合作、订阅他人的文库等等,因为我没有使用过这些功能因此也不做介绍了,如果有需要还请自己多摸索。

作者

河干鱼两

发布于

2021-09-30

更新于

2021-09-30

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